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Teamassistenz für das Vorzimmer (VG)

Autor: Hirsch & Wölfl GmbH
Artikel vom 11.04.2013

Die Verwaltungsgemeinschaft Röttingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Teamassistenz für das Vorzimmer des
Gemeinschaftsvorsitzenden der Verwaltungsgemeinschaft Röttingen

Bei der zu besetzenden Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle (Stellenteilung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich).

Zu den wesentlichen Aufgaben zählen:

  • die Abwicklung des Publikumsverkehrs, Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen/Auskünfte

  • Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen der Bürgermeister
    (u.a. auch Bewirtung, Beschaffung von Geschenken, Einholung von Informationen zur Vorbereitung u.ä.)

  • Bearbeitung von Ehe- und Altersjubiläen auf Grundlage der Liste der Einwohnermeldedaten: Kontaktaufnahme zu Jubilaren, Ermittlung, ob und in welchem Rahmen offizielle Ehrung gewünscht ist, Berücksichtigung besonderer persönlicher Umstände (Gesundheitszustand u.ä.)

  • Eigenverantwortliche Organisation besonderer Veranstaltungen: Terminplanung, Raumreservierung, Fertigung der Einladungen, „Bewirtung“, Beschaffung Deko / Ausstattung, Organisation von Hilfskräften, u.a.

  • Selbständige Fertigung von Schriftstücken, insbesondere Geburtstags-, Glückwunsch- und Beileidsschreiben, Weihnachts- und Neujahrsgrüße, Grußworte und Schreiben zu besonderen Anlässen (Jubiläen, Ehrungen u.ä.) sowie Entwürfen für den Bürgermeister/die Bürgermeisterin

  • Verteilung / Bearbeitung der für die Bürgermeister eingehenden täglichen Post / Unterschriften

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben

  • tägliche Presseauswertung

  • Pflege der Adressdateien u.a.

  • Registrative Tätigkeiten

Die Stelle erfordert:

  • eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten in der allgemeinen inneren Verwaltung oder eine vergleichbare Ausbildung aus dem Bereich der Büroorganisation

  • die Fähigkeit, strukturiert und nach zeitlichen Vorgaben zu arbeiten

  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten

  • Loyalität und absolute Diskretion

  • gute Verwaltungskenntnisse

  • einen sicheren Umgang mit der EDV

  • selbstständiges Arbeiten

  • gute organisatorische Befähigungen

  • Sorgfalt und Zuverlässigkeit

  • überdurchschnittliches Engagement und Flexibilität, insbesondere auch die Bereitschaft zum Dienst in den Abendstunden und am Wochenende

Ein freundlicher, angemessener Umgang mit dem Publikum und ein repräsentatives Auftreten gehören ebenfalls zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes, ebenso gute regionale Kenntnisse.

Der Umgang mit dem unterschiedlichen Publikum setzt vor allem auch ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen und Diplomatie voraus. Ständige Termingebundenheit, zusätzlicher Termindruck durch „Unvorhergesehenes“ erfordern zudem ein hohes Maß an Belastbarkeit.

Es erwartet Sie ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet in einem Beschäftigungsverhältnis des öffentlichen Dienstes, das von großer Selbständigkeit geprägt ist.

Die Vergütung ist bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis in Entgeltgruppe 8 TVöD vorgesehen.

Bewerbungen behinderter Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der Regelungen des SGB IX vorrangig berücksichtigt.

Erste Auskünfte zum Stellenangebot erteilt Ihnen gerne der Gemeinschaftsvorsitzende und Bürgermeister Martin Umscheid telefonisch unter 09338-972853.

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 01.03.2018 an:

Herrn Vorsitzenden und Bürgermeister Martin Umscheid
Verwaltungsgemeinschaft Röttingen 
Marktplatz 1
97285 Röttingen

Kontakt

Stadt Röttingen
Marktplatz 1
97285 Röttingen
09338 9728-0
09338 9728-49
E-Mail schreiben

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