Die hinweisgebende Person erfasst ihre Angaben in das Web-Meldeformular und fügt gegebenenfalls Dateien hinzu. Es wird eine PDF-Datei generiert, die zusammen mit den Anlagen geprüft werden kann. Wenn auf „Einreichen“ geklickt wird, wird die PDF-Datei mit den Anlagen an die interne Meldestelle im Bayerischen Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz (StMUV) gesendet und eine Kopie an das persönliche BayernID-Postfach der hinweisgebenden Person. Die Meldestelle sendet eine Eingangsbestätigung an das persönliche BayernID-Postfach und gegebenenfalls auch Rückfragen.

Die Identität der hinweisgebenden Person wird der Meldestelle im Rahmen der Zuleitung bekannt. Gemäß § 8 Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) hat die Meldestelle die Pflicht, die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der beteiligten und benannten Personen zu wahren.

Sollte die interne Meldestelle des StMUV nicht zuständig sein, so gibt sie den Vorgang an die zuständige Meldestelle ab, vorbehaltlich der Zustimmung der hinweisgebenden Person.

Sofern die Meldestelle des StMUV zuständig ist, trägt diese den aufgeworfenen Sachverhalt an die jeweils fachlich zuständige Stelle heran, gegebenenfalls an deren vorgesetzte Stelle(n), denn sie achtet darauf, dass der Sachverhalt unter Ausschluss persönlicher Befangenheiten behandelt wird. Sie hält die Fachstellen an, den Sachverhalt zu überprüfen, falls erforderlich eine sachgerechte Lösung zu erarbeiten und verbindlich umzusetzen.