Nach dem Bayerischen Archivgesetz ist es Aufgabe der Gemeinden, für die  Archivierung ihrer Unterlagen Sorge zu tragen. Die Archivierung sichert dabei nicht nur die Kontinuität der Verwaltung, sondern dient auch als unverzichtbare und unersetzliche Grundlage für die Erforschung der Vergangenheit.

Zur Erfüllung dieser Aufgabe wird den nichtstaatlichen Archiven dabei ein ehrenamtlich tätiger Archivpfleger, welcher durch die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns im Einvernehmen mit dem Landkreis bestellt ist, zur Seite gestellt.

Der Kreisarchivpfleger berät die Archivare der Gemeinden in allen Archivierungsfragen, beim Aufbau eines Kommunalarchivs oder der Sichtung und Auswahl des vorhandenen Materials in Einzelberatung sowie beim Jahrestreffen der Archivare. Er berichtet an die vorgesetzten Behörden über den Zustand der Gemeindearchive und ermöglicht einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Quellen für wissenschaftliche und private geschichtliche Forschungen.